Kruubi kolumn II: Süsteemsusest

Nimi KASPAR KRUUP on tuttav kõigile, kes viimastel aastatel Tartu Ülikooli ja eriti selle üliõpilasesindusega kokku puutunud. Kevadel esinduse juhtimisega lõpparve teinud multitalent Kaspar kirjutab järgnevate jooksul Juhtimisportaalis oma kogemustest, mõtetest ja soovitustest kõigile, kes oma teed meeskonna või organisatsiooni juhtimisel alustavad. Loe esimest kolumni alustamisest ja unistamisest siit.

On oluline teha asju süsteemselt. Sa oled üks inimene. Sinu ressursid on sinu endaga piiritletud: kaks kätt, üks aju, üks elu. See tähendab, et sa saad teha täpselt nii palju asju, kui kahe käe, ühe aju ja ühe elueaga võimalik. Üks inimene suudab ehk raamatu kirjutada, maja ehitada või gravitatsiooniteooria luua. Üks inimene ei suuda kirja panna kogu inimkonna teadmisi, linna ehitada või Marsile kolooniat rajada. Et võimaldada indiviidi võimete ja võimaluste piirest välja jäävate eesmärkide saavutamine, on vaja süsteemsust.

Süsteemsus iseloomustab  siinkohal tegevust, mis:

• lahendab juurprobleemi ning ei ole ainult sümptomaatiline ravi
• on korduv ja järjepidev, mitte ühekordne
• sõltub rollidest, mitte indiviididest
• võimaldab juhil juhtida

Toon näite süsteemsusest, mis meile üliõpilasesinduses suure töövõidu tõi.

Eesmärk: tagada, et iga teaduskonna nõukogus on pädevad ja demokraatlikult valitud üliõpilasesindajad. Probleem: kuidas luua üliõpilaste esinduskogude (üliõpilaskogude) võrgustik, mis hõlmaks kõiki teaduskondi? Kas minna igasse teaduskonda kohale, koguda aktiivsed tudengid ühte tuppa kokku, rääkida neile üliõpilaskogu vajalikkusest, aidata neil põhikirja kirjutada, valimisi korraldada ning teha neile individuaalseid koolitusi? Seejärel loota, et järgmisel aastal leidub keegi, kes teatepulga üle võtab? Seda kõigis üheksas teaduskonnas? Selline projekt nõudnuks kaugelt liiga palju töökäsi ja koordineerimist.

Kuidas me selle probleemi lahendasime? Me pöörasime selle pea peale ning lõime süsteemi. Esindus kirjutas üliõpilaskonna põhikirja sisse punktid, mille kohaselt on igas teaduskonnas üliõpilaskogu, mis on valitud demokraatlikel üldvalimistel. Ühe hetkega olid üliõpilaskogud loodud. Nüüd oli probleem palju hallatavam: viia läbi valimised, mille tulemusena igas üliõpilaskogus ka inimesed oleksid, viia läbi koolitused kõikidele esindajatele korraga ning määrata vastutajad, kelle ülesanne on järgmisel kevadel uued valimised ja koolitused korraldada. Üliõpilaskogude süsteem töötab nüüd juba teist aastat edukalt.

Võtame süsteemse tegevuse tunnused lähema vaatluse alla.

Juurprobleemi lahendamine

Sageli on tegevuse eesmärgiks lahendada mõni probleem. Oletame, et probleemiks on inimeste totaalne teadmatus tervislikest eluviisidest. On oluline teadvustada, mis tasandil tegevus käib – kas lahendatakse probleemi või ainult tema ilmingut. Oletame, et sa korraldad rahva harimiseks suurejoonelise tervisemessi. Mis tasandil see probleemi adresseerib? Kas lahendus jõuab juureni? Ei jõua. Inimeste teadmatus on ainult sümptom. Mõned saavad messil targemaks, aga samas jääb ja sünnib ikka juurde inimesi, kes enda tervise eest hoolt kanda ei oska.

Probleemi juur võiks olla hoopis see, et koolis ja tööl ei juhita tervisele piisavalt tähelepanu. Probleemi saaks välja juurida, tehes koostööd näiteks haridusministeeriumiga, et see teema õppekavadesse jõuaks. Paljude probleemide puhul võib ka sümptomaatiline ravi piisav olla, kuid see ei tähenda, et sa iga tegevuse juures juurpõhjustest mõelda ei võiks. Mitmed pealtnäha mõistlikud tegemised võivad selle nurga alt vaadatuna täiesti mõttetuks osutuda. Nagu kuulihaavale plaastri kleepimine. Võid selle plaastri peale panna ning tunda, et miski sai tehtud, aga verejooks peatub vaid silmapilguks. Pööra selg ning inimene jookseb ikka verest tühjaks. Seega pane tähele ja otsi võimalusi kuulihaavade kinni õmblemiseks (või tulirelvade keelustamiseks?).

Korduvus ja järjepidevus

Süsteemid koosnevad tegevustest, mis mingi regulaarsusega korduvad. Korduvuse aluseks on kõige lihtsamalt öeldes protsess. Protsess on rida selgeid samme, mille läbimisel saab sisendist väljund. Üliõpilaskogude süsteemi rajades oli oluline luua protsessid, mille tulemusena saaks igal aastal valitud ja koolitatud hulk üliõpilasesindajaid. Pärast esimese korra nuputamist ja pingutamist oli lihtne kirjeldada neid samme, mida tulevikus edukate valimiste korraldamiseks astuda.

Protsessid on süsteemide loomisel eriti olulised seetõttu, et nad teevad üleandmise oluliselt lihtsamaks. Kui inimesed vahetuvad, siis ei pea uued tulijad oma tööd otsast peale välja mõtlema. Selle asemel saab neile anda protsessi kirjelduse, mida koos läbi käia ja lahti mõtestada. Inimeste vahetumine muutub nii oluliselt valutumaks. Protsessides mõtlemine on kasulik harjumus. Kui mingi tegevus ei ole puhtalt ühekordne, siis tasub ikka küsida, et mis on selle tegevuse sisendid ja väljundid ning kas ühe muutmist teiseks oleks võimalik mingi protsessiga võimalikult automaatseks ja järjepidevaks muuta.

Sõltumatus indiviidist

Rollipõhisus on üks järjepidevuse tagajaid. Kui me oleks üliõpilaskogude loomisel hakanud enne tudengeid otsima ja siis üliõpilaskogusid looma, siis oleks  kogude elulootus sõltunud tohutul määral nendest inimestest, kes sinna sattunud oleks. Meie lõime aga enne rolli – üliõpilaskogu liige -, mida võib täita ükskõik kes (kui ta valitud saab). See tagab stabiilsuse. Inimeste lahkumisega ei jaluta süsteem ise laiali. Rolliga on võimalik siduda eeskirju, aruandlust ja muud sellist, indiviidiga mitte.

Kujuta näiteks ette, et peaministri asemel on lihtsalt keegi Taavi. Taavi juhib valitsust nii nagu tuju on. Mõnikord läheb tööle, mõnikord paneb hommikul jalad seinale. Ühel hetkel saab Taavil viitsimine otsa ning ta jalutab sõnagi ütlemata minema. Paanika – kust me uue Taavi leiame? Kuidas me leiame kellegi, kes jagab samamoodi matsu nagu Taavi? See on ju vale küsimus. Peaministri positsioon ei sõltu indiviidist, sest muidu kukuks riik kokku. Noorteühendustes on aga sageli näha, kuidas mingi projekt või ettevõtmine on seotud indiviididega, kelle lahkumine tähendab nende ettevõtmiste surma. Mida rohkem on tegemised seotud kindlate rollide ja institutsioonidega, seda suurem on nende stabiilsus.

Juht, kes juhib

Mis see juhtimine õigupoolest on? Pretensioonikas, kuid asjakohane küsimus. Kas juht on see, kes teeb kõige rohkem, kes paneb kõigele käed külge ning teeb kõik asjad ise ära? Noorteühendustes läheb miskiprast sageli nii. Kuid mõtle, kumma sa valiks: kas korraldada ise ühte üritust, või hallata süsteemi, mis korraldab korraga 10 üritust? Efektiivsuse aspektist on vastus ilmselge. Süsteemid on fantastilised vahendid, sest nad võimaldavad indiviidil saavutada nii palju rohkem, kui ta üksi suutnuks. Tuvasta juurprobleem, loo protsessid, seo need kindlate rollide ja institutsioonidega ning ka kõige suuremad väljakutsed muutuvad järsku ületatavaks.

Kindlasti on mõnikord juhil põhjust mingis olulises ettevõtmises ise ajutiselt eestvedaja olla. Ka üliõpilaskogude projekt vajas algul rohkem isiklikku pingutust ja tähelepanu, kuid seda ainult ajutiselt. Järgmiste valimistsüklite töökoormus oli esimese korraga võrreldes oluliselt väiksem. Suurem osa juhi tööst peakski koosnema süsteemide haldamisest. Sa saavutad enim visiooniga teed näidates ning protsesse ja rolle kujundades. Samas ei tohi unustada, et lõppeks tegutsevad neis süsteemides alati inimesed. Edu tagamiseks tuleb mängu panna kõik need oskused, mis aitavad neid inimesi juhendada, toetada, arendada jne.  Nii toimides sünnib vähima tööga suurim võimalik tulemus. Nii on võimalik koguda kokku kõik inimkonna teadmised, luua linnu ja rajada Marsi-kolooniad.

Kokkuvõtteks

Kindlasti ei ole need reeglid absoluutsed. Näiteks on võimalik, et mingit ettevõtmist tulebki alguses katsetada, enne kui süsteemi loomisest mõtlema hakatakse. Need on mõtted, mida sa organisatsiooni, meeskonna või oma elu juhina oludele mugandada võiks. Kõige olulisem on see, et süsteemsuse-küsimus eesmärgi saavutamise viiside kaalumisel alati küsitud saaks: “Jah, me võiks seda ja seda teha, me võiks sinna need ja need ressursid investeerida, aga kas see on süsteemne? Kas sellest muutub midagi nii, et ka kolme aasta pärast on seda mõju tunda?”

Kogemus näitab, et selliste küsimuste juures saavad paljud projektid tundmatuseni muudetud, paljud eesmärgid ümber defineeritud, organisatsiooni arengus samm astutud. Selliste küsimuste juures saab ka paljudele ideedele “ei” öeldud, paljudest veendumustest lahti lastud ning paljud ettevõtmised lõpetatud. Kõik see on tarvilik selleks, et huupi rapsimisest eesmärgistatud ning tulemuslik tegevus saaks.

Kaspar jagab edasisi kogemusi ja nõu juba peagi ilmuvas järgmises kolumnis.