Kruubi kolumn III: fookusest ehk noore juhi õudusunenägu

Nimi KASPAR KRUUP on tuttav kõigile, kes viimastel aastatel Tartu Ülikooli ja eriti selle üliõpilasesindusega kokku puutunud. Kevadel esinduse juhtimisega lõpparve teinud multitalent Kaspar kirjutab järgnevate nädalate jooksul Juhtimisportaalis oma kogemustest, mõtetest ja soovitustest kõigile, kes oma teed meeskonna või organisatsiooni juhtimisel alustavad. Loe esimest kolumni alustamisest ja unistamisest siit ning teist kolumni süsteemsusest siit.

On oluline omada fookust. Kõlab lihtsalt, ilmselgelt? See lihtsus on petlik. Fookuse saavutamine on üks suurimaid noore juhi komistuskive.

Miks?

Fookus koosneb kahest osast:

1. Eesmärgi püstitamine
2. Ainult parimate eesmärgile viivate tegevuste teostamine

Eesmärgi püstitamine tähendab automaatselt, et mingid teised eesmärgid jäävad kõrvale. Organisatsioonis võib erinevatel tasanditel olla erinevaid eesmärke, aga on üks eesmärk, mille vajadused on alati teistest kõrgemal. Sarnane lugu on parima tee valimisega. Eesmärkide saavutamiseks tuleb nendele suunata energia, aeg, raha ja muud ressursid, mida sinu organisatsioon valdab.

Iga tegevus või investeering viib sind eesmärgile lähemale. Kõik tegevused ei ole aga ilmselgelt võrdsed. Mõni tegevus kulutab palju ressursse ja viib sind ainult 10% edasi. Teine kulutab vähe ning viib sind 50% edasi. Näide: võid oma sõpru Facebooki vestluses ükshaaval peole kutsuda, aga ürituse loomine on oluliselt kiirem ja efektiivsem. Erinevus efektiivsuses ei ole võib-olla lihtsasti mõõdetav, aga ta on olemas. Kõike seda võib pidada strateegilise juhtimise nurgakiviks – kuidas juhtida ressursse, et olla õige eesmärgi saavutamisel võimalikult efektiivne.

Kui su organisatsioonil on eesmärk, siis kas ja mil määral on kõik ülejäänud eesmärgid sellega kooskõlas? Kas ja kui palju panustavad erinevad projektid ja ettevõtmised selle eesmärgi saavutamisesse? Need ei ole enam lihtsad küsimused. Strateegiline juhtimine on keeruline ning seega on ka fookuse saavutamisel väga lihtne ämbrisse astuda. Olen ka ise selle ämbri otsas kolistanud. Kuid ma õppisin fookust saavutama, kui taipasin, et järgnevad väited vastavad tõele:

• Töötamise tunne ei tähenda, et midagi sai tehtud

• Vähem tehes saavutab rohkem ehk “ei” on parem kui ”jah”

• Ideed on odavad ehk kõik, mis on tore, ei ole tore

• Eesmärki saab muuta tegevust muutmata

Kas eesmärgitu töö on töö?

Mõned mäletavad ehk rebasekotti, mida aasta aasta järel kõrgkoolide esmakursuslastele jagati. Riidest kotis oli mõni vihik, kondoom, pastakas, mõnel aastal kiirnuudlid ja ohtralt reklaami. Rebasekotti enam ei ole. Miks? Sest keegi ei teadnud, mis eesmärki ta täidab ning mis nende ressursside kulutamisest kasulikku sündis.

Rebasekoti projekt oli üle-eestline ning kottide korraldamiseks ja pakkimiseks kulus igal aastal sadu töötunde. Tuhandete kottide tellimine, sisustamine, pakkimine, ladustamine ja vedamine ei olnud mingi käkitegu. Seda tehti aastaid ilma selge arusaamata, miks seda tegelikult vaja on. “Sest see teavitab tudengeid projekti juhtiva Eesti Üliõpilaskondade Liidu olemasolust?” Kas seda on mõõdetud? Kas see on mõistlik eesmärk? Kas seda saaks muudmoodi saavutada? “Sest tudengid saavad tausta vihiku, pastaka ja poekoti?” Kas see on tudengi elus nii oluline sündmus, et sellele nii palju aega ja energiat kulutada? Kas me võiks selle aja ja energiaga tudengi jaoks midagi olulisemat teha? “Sest see on tore?” Kas “tore” on eesmärk?

Võib-olla tead seda närivat tunnet, et sina ja inimesed su ümber nagu teevad kogu aeg midagi, aga miski oluline ei taha kuidagi tehtud saada. Järsku on sulle tuttav tunne, et kogu aeg on kuskil mingi tulekahju ja millelegi pühenduda ei jõua? Või las ma küsin hoopis nii: kas parem on teha sadat asja ja saavutada kõigis 1% või teha üht asja ja saavutada selles 100%? Tundub ilmselge? Miks see ilmselge järeldus siis nii sageli tegudes ei peegeldu? Miks on nii levinud soov korraga kõike teha ja sealjuures mitte midagi saavutada? Sest kõik tundub oluline, iga idee tundub väärtuslik. On väga lihtne lasta end petta sellest tundest, et kogu aeg nagu midagi toimub. Palju keerulisem on sinna tulekahjude kõrvale üks selge prioriteet suruda ning sellest vankumatult kinni pidada.

Mis on idee väärtus?

Ideed on odavad. Ära saa valesti aru – ma armastan ideid. Hea idee teeb mu päeva alati paremaks. Heast ideest saab mõnikord mitmeks nädalaks mõtte- ja jutuainet. Aga juhtimise kontekstis on ideed odavad. Kõigil on ideid, mida mingi organisatsioon veel teha võiks. Igal teisel tüübil tänavalt on mõte, kuidas riiki paremini juhtida. Su vanaemal on arvatavasti väga häid ideid sellest, mida su organisatsioon teha võiks. Ideid on igal pool, ideid on jalaga segada. Sageli satuvad inimesed ideedest vaimustusse ning üritavad neist võimalikult paljusid ellu viia. Selle lubamine on üks kõige hävitavamaid asju, mida sa juhina teha saad.

Mida rohkem tegevusi, seda keerulisemaks organisatsioon muutub. Seda keerukust ei maksa alahinnata. Rohkem tegevusi tähendab rohkem inimesi tähendab rohkem meeskondi. See tähendab rohkem juhte. Juhid peavad päriselt pädevad olema, sest muidu jooksevad enamik neist meeskondadest ummikusse. Kust need juhid tulevad? Kes neid koolitab? Kas sul on olemas vajalikud oskused nende juhendamiseks? Kas sa oled arvestanud selle peavaluga, milleks on efektiivse sisekommunikatsiooni korraldamine ning tervikliku organisatsioonikultuuri loomine? Küsimused ei lakka. Suurem ja keerulisem organisatsioon nõuab juhilt teistsuguseid oskusi ja teadmisi. Otsus kasvada peab olema kalkuleeritud.

Vähem on rohkem

Parem alternatiiv on öelda “ei”. 100 ideed on utoopia. 20 ideed on liiga palju. 10 ideed on veidi ülearu. Kui 10 projektist on lõpuks 2 edukad, siis miks üldse kümnega alustada ning kaheksal meeskonnal pettuda lasta? Üks kuni kaks ideed korraga on paras. Las olla organisatsioon alguses väiksem, las su meeskondade juhid õpivad oma tööd. Inimestele võib tunduda, et hukule määratud või perspektiivitu projekti sees rabelemine või tühi koosolekute pidamine on töö, aga reaalselt midagi tehtud ei saa. Ära luba seda. Juhi rolliga peab kaasnema õigus pidurit tõmmata ja “ei” öelda.

Olen kuulnud inimesi küsimas: “Aga kes olen mina, et ma tohin tegevusi lihtsalt lõpetada ja ideedele ei öelda?” Sa oled juht. See on sinu roll ning sa oled sageli ainus inimene, kes neid otsuseid üldse teha saab. Mis alust sul selleks on? Sinu tunnetus. Isegi kui kõik tegevused on pealtnäha vajalikud, isegi kui nende poolt argumenteerida suudetakse, isegi kui need kellelegi väga-väga meeldivad. Kõike ei ole lihtsalt võimalik teha. Selle poole püüdlemine on destruktiivne. Seega tee see otsus, sa ei kahetse. Mida rohem sa “ei” ütled, seda rohkem saab kogu organisatsioon kõige olulisemale keskenduda. Püüdle nõelterava fookuse poole. Sa näed, kuidas need 1-2 ideed kogu organisatsiooni energia millekski tõeliseks muudavad. Sa näed, et te saavutate midagi päriselt.

Mis on “ei” hind?

Emotsionaalselt võib see kõik väga raske olla. “Ei” võib viia konfliktini. “Ei” nõuab kindlameelsust. “Ei” nõuab julgust. TÜ üliõpilasesinduses said soovijad kuni 2013. aasta lõpuni printimisteenust kasutada. Iga päev käis esindusest läbi kümneid, mõnel päeval isegi sadu printimissooviga tudengeid. Esinduse sekretär tegeles suurema osa ajast nende teenindamisega ning kolmandik meie ruumidest oli kliente täis. Printimisteenuse pakkumine oli ka mõistliku sissetuleku allikas. Ometi otsustasime selle teenuse pakkumise lõpetada.

Miks? Leidsime, et esinduse sekretäri tööaega ning esinduse ruume saab kasutada efektiivsemalt tudengite aitamiseks meie põhitegevuse ehk esindamise kaudu. Teenuste pakkumine oli kõrvaltegevus, mis pidi põhitegevust toetama, kuid oli muutunud hoopis eesmärgiks omaette. Sellest teenitav tulu ei aidanud meil oluliselt paremini tudengeid esindada. Võttes arvesse, et ülikoolis pakub soodsat printimisteenust ka multimeedia talitus, lõpetasime ise teenuse pakkumise.

See otsus sündis läbi lõputute vaidluste ja mitmete tülide. Kõlasid küsimused nagu “aga mis saab siis meie kontaktist tudengiga, kui tal pole enam põhjust esindusse tulla?” Aimad vist juba, kuidas neile vastatud sai. Kas printimisteenuse pakkumine on parim viis tudengiga kontakti saavutamiseks? Kas tudengi füüsiline viibimine meie ruumides või isegi teadlikkus meie füüsilisest asukohast mõjutab seda, kui hästi me tudengite nimel ülikooli ja riigi poliitikat mõjutame? Kõik need küsimused said lõpuks vastatud, aga ma valetaksin, kui ütleksin, et selle otsuse tegemine ja selgitamine olid lihtsad. Tegevuste lõpetamine on väga keeruline. On raske vältida frustratsiooni, kui inimesed ei jaga sinu arusaama fookuse olulisusest. Nendel hetkedel on sinu töö kommunikeerida, selgitada ning mitte alla anda. Areng ei peagi lihtsalt tulema.

Eesmärk on tööriist

On veel üks viis, kuidas tegevusi fookusele allutada. Enamik tegevusi omab mitut potentsiaalset eesmärki. Ka olemasolevale tegevusele on võimalik uut eesmärki valida, et ta fookusega kooskõlas oleks. Toon näite. Paneeldiskussiooni korraldamine on üsna halb mõte, kui eesmärk on suurt hulka inimesi milleski veenda või informeerida. Üritus ei jõua Facebookis kõigini. Saal ei mahuta kõiki huvilisi. Diskussiooni sisu jõuab ehk kümnete või heal juhul sadadeni.

Kuid kui eesmärgiks on diskussiooni korraldava organisatsiooni kui arvamusliidri turundamine, siis on tegemist küllalt hea meetodiga. See pakub võimalust enne üritust intervjuusid anda – näiteks Raadio 2-s ning AK-s esineda. Postimees kirjutab toimunust uudise. Facebookis saab üritusest pilte jagada ning võib-olla saab pärast ka mõne arvamusloo üllitada, et näidata, kuivõrd tugev arvaja kõnealune organisatsioon ikka on. Põhimõtteliselt sama tegevus, täiesti erinevad eesmärgid, täiesti erinev tulemus. Oskus tegevusi ja eesmärke oma peas lahutada ja ümber tõsta on väga võimas tööriist. See ei tähenda, et iga tegevust oleks mõtet lõpetamise asemel ümber eesmärgistada. Paindlik eesmärgistamine on lihtsalt üks meetod, mida sa ressursside juhtimisel  ning fookuse saavutamisel kasutada saad.

Õige fookus on hädavajalik

Kõrvaliste tegevuste süstemaatiline lõpetamine, “ei” ütlemine, ideede filtreerimine, pidev eesmärgistamine – see on juhtimise reaalsus. Ma garanteerin, et kui sa teed midagi, mis on natukenegi oluline, siis on see ka sinu reaalsus. Kunagi ei ole piisavalt palju raha, inimesi, aega ja energiat, et kulutada neid tööle, mis mingit tulemust ei too. Pane tähele, et eesmärgi pime järgimine ei ole see, mille eest ma kõnelen. Kui seatud siht on mõttetu või ajale jalgu jäänud, siis tuleb teda muuta. Fookuse poole püüdlemine on mõistlik, kui eesmärk on mõistlik. Tegevuste lõpetamine ei saa ka ilmselgelt arutu olla. Organisatsiooni toimimine eeldab mõningaid tegevusi, mis panustavad eesmärki kaudselt, aga on siiski hädavajalikud, näiteks motivatsiooniüritused liikmetele või midagi kolmandat. Kuid kui õige eesmärk lõpuks seatud, kui võimalikult suur hulk ressursse on sellele suunatud, kui fokusseeritud tegevus on võimalik, siis pane turvavöö peale, sest kogu organisatsioon vajutab pedaali läbi põranda.

Kuidas ka täiskiirusel liikudes ellu jääda, kirjutab Kaspar peagi ilmuvas neljandas kolumnis.